Jak bezpiecznie i zgodnie z przepisami niszczyć dokumenty?
Coraz większą uwagę na bezpieczne niszczenie dokumentów zwracają zarówno klienci czy kontrahenci, jak i sami pracownicy. Zwiększa się świadomość dotycząca tej kwestii. Dlatego rolą odpowiedzialnego administratora danych osobowych jest zapewnienie bezpiecznego i zgodnego z przepisami procesu niszczenia dokumentów. Aby cały proces mógł przebiegać prawidłowo należy najpierw poznać najważniejsze wskazania i wytyczne w tym zakresie. Przedstawiamy garść najistotniejszych informacji dotyczących bezpiecznego niszczenia dokumentów.
Samodzielne niszczenie dokumentów w siedzibie firmy
Konieczność niszczenia zdezaktualizowanych danych jest bezsprzeczna. Wynika zarówno z wymogów nałożonych na administratorów danych przez przepisy, ale także z potrzeby zwolnienia miejsca na aktualne akta. Samodzielne niszczenie dokumentów wewnątrz struktury firmy to jedno z możliwych rozwiązań. Niektóre przedsiębiorstwa decydują się na nie z chęci oszczędzenia funduszy. Jednak warto przemyśleć czy rzeczywiście jest to najbardziej opłacalne rozwiązanie. Przede wszystkim firma musi zaopatrzyć się w niszczarkę do dokumentów i regularnie ją serwisować. Koszt takiego zakupu uzależniony jest od ilości dokumentów, jakie są przeznaczane do niszczenia w danym okresie czasu. Dodatkowo, jeśli zachodzi konieczność niszczenia również innych nośników danych, takich jak dyski twarde czy pamięć zewnętrzna, to wykonywanie tego samodzielnie jest całkowicie nieopłacalne. Wynika to z wysokich kosztów zakupu specjalistycznych urządzeń.
Najważniejsze o czym należy pamiętać to fakt, że aby akta można było uznać za bezpiecznie zutylizowane ich nośnik powinien być trwale zniszczony w sposób, który uniemożliwi odzyskanie i ponowne użycie danych. Poprzestańmy jednak na samych dokumentach papierowych. Oprócz niszczarki musimy również poświęcić zasoby, jakimi jest czas i zaangażowanie naszych pracowników. Bo przecież dokumenty nie zniszczą się same. Jeśli mowa o kilku kartkach w miesiącu to nie stanowi to problemu. Jednak jeśli niszczenie zdezaktualizowanych akt miałoby pochłaniać większą część czasu pracy jakiegoś specjalisty to jest to całkowita strata jego potencjału i możliwości.
Zlecenie niszczenia dokumentów firmie zewnętrznej- czy to bezpieczne?
Zlecanie niszczenia dokumentów profesjonalnym firmom staje się coraz bardziej popularne. Nie ma znaczenia w jakiej branży działa firma, jakie dokumenty niszczy ani też co one zawierają. Profesjonaliści oferują zarówno bezpieczne niszczenie dokumentów w siedzibie klienta lub też wykonanie usługi w specjalistycznej niszczarni. Wszystko zależy od indywidualnych ustaleń z klientem. Dodatkowo, takie rozwiązanie sprawia, że administrator danych osobowych nie musi zaprzątać sobie głowy procedurami, ich prawidłową organizacją i wypełnianiem. Wszystkimi tymi kwestiami zajmuje się firma, której zlecamy niszczenie dokumentów.
Ponadto, jeśli dokładnie wyliczymy wszystkie wydatki okaże się, że zlecenie niszczenia dokumentów może być bardziej opłacalne dla przedsiębiorstwa, które udziela takiego zlecenia. To jednak nie koniec korzyści. Dzięki takiej współpracy zleceniodawca otrzymuje również odpowiednie narzędzia, które pozwolą bezpiecznie przechowywać dokumenty przeznaczone do zniszczenia. A wszystko z najwyższą dbałością o bezpieczeństwo danych.
Prawidłowe przechowywanie dokumentów przeznaczonych do niszczenia
Wspomnieliśmy już o konieczności prawidłowego przechowywania dokumentów przeznaczonych do zniszczenia. Jak więc zorganizować je zgodnie z przepisami i bezpiecznie? Najlepszym rozwiązaniem jest zastosowanie szafek na dokumenty zgodnych z RODO lub pojemników na dokumenty zgodnych z RODO. Różnią się one od siebie pojemnością i wyglądem. Jednak to, co najważniejsze, to fakt, że można umieścić w nich dokumenty, które są nieaktualne lub niepotrzebne, innymi słowy akta przeznaczone do zniszczenia. Kartki raz włożone do takiej szafki lub pojemnika nie mogą zostać wyciągnięte przez osoby niepowołane – zasobniki są zamykane na klucz.
Niezależnie od tego, czy zdecydujemy się na samodzielne niszczenie firmowych akt, czy zlecimy to firmie zewnętrznej, istotne jest, aby dokumenty przechowywać w meblach zabezpieczonych kluczem a następnie trwale zniszczyć ich nośnik.
